Agar Tagihan Tak Macet

Salah satu cara manfaat penjualan kredit adalah bisa menarik pembeli dan menaikkan omset penjualan. Namun omset tinggi tersebut percuma saja jika tidak bisa ditagih. Ketahui cara-cara mencegah kredit macet.

agar-tagihan-tak-macet

Salah satu cara untuk menarik pelanggan adalah dengan menjual secara kredit. Bagi pembeli cara ini cukup menguntungkan karena pembayaran bisa diatur sesuai dengan kondisi kas. Sedangkan bagi penjual, penjualan kredit bisa menaikkan omset.

Namun demikian omset penjualan yang tinggi tidak berarti apa-apa jika tidak bisa ditagih dan diterima dalam bentuk uang tunai. Bagaimana pun tujuan manajemen keuangan bukan hanya meraih laba, lebih penting lagi adalah mendapatkan uang tunai untuk membiayai operasional perusahaan.

Resiko penjualan kredit adalah tagihan macet atau lebih parah lagi: tak terbayarkan. Untuk menghindari perusahaan dari bencana kredit macet, berikut beberapa tips yang mungkin berguna bagi anda.

Buat perjanjian jual beli yang jelas dan lengkap. Jika membuat perjanjian dianggap terlalu ribet, anda bisa menggantinya dengan sistem PO (Purchase Order) yang memuat termin pembayaran secara jelas, lengkap dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Tagih tepat waktu. Segera setelah transaksi dilakukan, siapkan dan kirim invoice atau tagihan. Pertimbangkan waktu yang dibutuhkan pembeli untuk menyiapkan pembayaran. Setidaknya, kirim tagihan satu atau dua minggu sebelum jatuh tempo.

Lengkapi tagihan dengan dokumen pendukung transaksi, mulai dari PO, surat jalan (delivery order), tanda terima barang yang ditandatangani oleh pembeli. Semakin lengkap, semakin kuat penagihan anda.

Cantumkan tanggal jatuh tempo yang jelas dan pasti di invoice, misal: 15 Juli 2012. Ini lebih baik dibandingkan dengan misal, “2 minggu setelah pengiriman barang”.

Catat setiap tagihan dalam buku piutang. Bila perlu gunakan sistem akuntansi terkomputerisasi agar anda bisa mengontrol umur piutang (aging schedule), tanggal jatuh tempo dan piutang yang telah lewat jatuh tempo atau terlambat bayar.

Secara berkala kirimkan statement of account atau daftar invoice kepada pelanggan. Ini bukan untuk menagih, melainkan cara untuk mengonfirmasi bahwa catatan anda sama dengan catatan di buku pelanggan.

Mintakan konfirmasi rencana pembayaran pelanggan satu atau dua hari sebelum jatuh tempo. Selain untuk mengingatkan, ini berguna untuk memastikan rencana penerimaan kas anda.

Lakukan “reminder” bagi tagihan yang telah lewat tanggal jatuh tempo,baik secara lisan maupun surat tertulis, misal setiap seminggu sekali. Siapkan alternatif penyelesaian tagihan bila pelanggan tidak bisa memenuhi kewajibannya.

Sanksi bagi pelanggan yang tidak membayar tepat waktu. Saat menyiapkan perjanjian, sepakati klausul mengenai sanksi bila pelanggan tak memenuhi kewajibannya. Misal, denda, bunga, penghentian pengiriman sementara, sampai proses pengadilan.

Meski anda telah menerapkan semua tips di atas, mungkin selalu ada saja pelanggan yang nakal. Oleh karena itu, first thing first, sangat penting untuk melakukan tansaksi hanya dengan pelanggan yang memiliki karakter bisa dipercaya dan track record bagus. Jangan ragu-ragu untuk mencari tahu latar belakang serta memeriksa kondite pelanggan anda.

Jika Anda Takut Atau Malas Menelpon Pelanggan

Beberapa salesman malas menelpon ulang calon pelanggannya dikarenakan menganggap hal ini cuma akan membuang-buang waktu saja. Sebenarnya merekalah yang sedang membuang-buang kesempatan untuk berhubungan dengan pelanggan.

Takut Atau Malas Menelepon Pelanggan

Saya bukanlah seorang salesman yang baik. Saya hanya ingin menyampaikan apa yang dipikirkan oleh pelanggan saat berhubungan dengan salesman. Mudah-mudahan bisa bermanfaat bagi para salesman.

Begini, suatu siang saya mendapat telpon dari seorang tenaga penjual dari sebuah kantor kartu kredit. Saya tahu, ia akan menawari saya semacam pinjaman lunak. Saya pernah mengambil pinjaman tersebut satu kali. Itu pun sudah sangat lama sekali. Setelah itu saya tidak pernah mengambil pinjaman seperti itu lagi, meski berkali-kali kantor kartu kredit itu menelpon dan menawari. Saya menolak tawaran mereka karena memang sedang tidak ada keperluan.

Biasanya saya memberi sedikit waktu bagi salesman untuk menerangkan tawaran mereka. Lalu saya sampaikan bahwa saya sedang tidak memerlukan. Seperti yang anda duga, salesman akan merajuk dan sedikit memaksa. Namun karena saya benar-benar tidak memerlukan saya berkata tegas bahwa saya tidak bisa mengambil tawaran tersebut.

Siang itu saya sedang rapat manajemen dan tidak bisa diganggu. Ketika telpon genggam saya berdering, saya keluar ruangan dan menerima telpon. Di seberang, seorang salesman, lebih tepatnya seorang perempuan memperkenalkan diri, memastikan nama saya dan mulai menawari saya pinjaman lunak. Tanpa menunggu lebih lama, saya katakan bahwa saya sedang rapat dan tidak diganggu. Saya minta ia menelpon kembali saat rehat, sekitar jam tiga siang. Si salesman mengiyakan dan mengatakan akan menelpon saya jam tiga siang. Kemudian percakapan terputus.

Jam tiga siang saya rehat. Sembari merenggangkan pikiran, saya menunggu-nunggu telpon dari salesman kartu kredit yang tadi menawarkan pinjaman lunak. Sampai jam rehat selesai, ia tidak menelpon saya. Bahkan sampai rapat usai, saya masih menunggu telpon dari salesman tersebut.

Mengapa saya menunggu telpon dari salesman kartu kredit tadi? Pertama karena saya sedang berpikir untuk mengambil pinjaman lunak yang ditawarkan. Kedua, saya sudah berjanji dan menyediakan waktu di jam tiga. Ketika saya tahu si salesman tidak jua menelpon sesuai waktu yang ditentukan, saya sedikit kecewa. Saya pun punya beberapa pandangan negatif tentang salesman tadi, sebagai berikut:

  • Ia tidak sungguh-sungguh menawarkan produk atau jasanya
  • Ia kurang gigih dalam menjalankan tugasnya
  • Ia tidak bisa menepati janji dan tidak bisa dipercaya
  • Ia tidak menjaga reputasi diri dan perusahaan tempatnya bekerja
  • Ia bersikap tidak profesional
  • Ia tidak berusaha melayani dan memuaskan pelanggan
  • Ia kurang serius dalam menepon pelanggan
  • Ia meremehkan kesediaan saya untuk ditelpon kembali
  • Ia mengabaikan kesempatan yang sudah diberikan
  • dan lain-lain

Apakah anda, sebagai salesman, pernah berhadapan dengan seorang pelanggan seperti yang saya ceritakan di atas? Jika ya, apakah anda akan menelpon saya di jam tiga siang? Atau, anda menganggap saya secara halus sedang menolak anda dan merasa tidak ada gunanya menelpon saya kembali? Jika anda tidak menelpon saya lagi, pikirkan hal ini:

Bukankah anda sudah berjanji untuk menelpon? Janji harus ditepati. Itu adalah sikap seorang profesional. Meski mungkin pelanggan tidak jadi membeli produk anda, anda tetap harus menunjukkan sikap sungguh-sungguh ingin berhubungan dengan pelanggan.

Pelanggan membutuhkan produk anda. Pelanggan yang meminta anda menelpon kembali tidak selalu berarti sedang secara halus menolak anda. Mungkin saja ia sedang sangat sibuk namun sebenarnya ingin lebih tahu tentang produk anda sehingga ia menyediakan waktu yang lebih longgar.

Anda mendapat kesempatan kedua yang lebih baik. Mungkin anda merasa kehilangan kesempatan pertama. Namun bukankah pelanggan memberikan anda kesempatan kedua yang lebih baik, dimana anda bisa berbicara dan menawarkan produk dengan lebih jelas dan leluasa.

Pelanggan memberikan waktu yang lebih longgar bagi anda. Mungkin waktu yang disediakan oleh pelanggan tidak match dengan jadwal anda sendiri. Namun anda harus mempertimbangkan, bahwa tidak akan ada kesempatan ketiga. Jadi jangan sia-siakan kesempatan ini.

Anda bisa merencanakan lebih baik. Bersyukurlah karena kini anda punya rentang waktu untuk mempersiapkan penawaran anda lebih baik lagi. Selama menunggu waktu yang telah ditentukan anda bisa berlatih, berlatih dan berlatih lebih baik.

Salesman yang sukses tidak akan menyia-nyiakan kesempatan meski sangat sempit. Salesman yang buruk tidak akan menelpon balik karena menganggap ia telah ditolak dan hanya akan membuang-buang waktu saja. Tapi, bukankah itu semua hanya anggapan saja? Jangan buang kesempatan berdasarkan anggapan atau asumsi. Bisa jadi anggapan tersebut berasal dari rasa malas atau takut saja. Padahal kita tahu, dua hal yang menghadang kita dari keberhasilan adalah malas dan takut. Semoga sukses.

Cara Lain Salesman Sukses Mengatasi Rasa Takut

Kita tahu pandangan umum yang negatif tentang salesman. Hal ini ternyata bisa mempengaruhi pandangan salesman tentang diri dan profesinya sendiri, yang ujung-ujungnya menimbulkan rasa takut. Atasi rasa takut dengan tips berikut.

Cara Lain Mengatasi Rasa Takut

Menjual bukanlah kegiatan yang gampang, terutama bagi pemula. Bahkan sebelum melakukan proses menjual mereka biasanya mengalami beragam sindrom atau rasa takut. Takut karena tidak tahu harus berbuat apa. Takut kalau-kalau diremehkan. Takut dagangannya ditolak dan tidak laku.

Mengatasi rasa takut adalah ilmu pertama yang harus dimiliki oleh para salesman sebelum melakukan yang lain. Salesman ini bukan hanya berarti penjual barang, tapi juga bisa menjual diri sendiri. Contohlah artis kondang seperti awkarin atau Karin Novilda, yang berhasil mengatasi rasa takutnya dengan kemampuannya menjual potensi diri melalui Instagram. Kemampuan ini diperlukan oleh entrepreneur, artis, maupun profesional seperti Anda.

Berikut beberapa rasa takut dan tips cara mengatasinya.

Takut diacuhkan karena anda seorang salesman. Salesman seringkali dianggap sebagai pengganggu sehingga calon pelanggan atau prospek mengacuhkan kehadiran anda. Terimalah pandangan ini dan ketahui mengapa orang menolak kehadiran salesman. Banyak salesman diacuhkan karena kurang mengenal prospek. Pilih secara cermat pihak-pihak yang akan anda bidik sebagai prospek. Persiapkan pertemuan dengan baik. Rencanakan waktu yang tepat bagi kedua belah pihak. Pastikan prospek dalam keadaan siap menerima anda. Saat bertemu, jangan terburu-buru menawarkan produk dan mendesak prospek. Biarkan suasana mengalir relaks. Beri waktu bagi prospek untuk berbicara lebih banyak daripada anda.

Takut diremehkan. Kunci untuk mengatasi perasaan takut diremehkan oleh prospek adalah dengan meningkatkan rasa percaya diri. Ada tiga hal yang perlu anda kembangkan. Pertama, perbaiki penampilan anda. Kenakan busana yang rapi, nyaman, bila perlu sama seperti prospek. Kedua, tunjukkan bahasa tubuh yang baik. Pelajari bagaimana cara berjabat tangan, tersenyum, bertatap muka dan lain-lain. Ketiga, miliki pandangan positif bahwa kehadiran anda bukan sekedar untuk menawarkan produk melainkan membantu memecahkan masalah prospek.

Takut tidak tahu harus melakukan apa. Apakah anda merasa seperti tentara maju perang tanpa membawa senjata? Ini pertanda anda harus melakukan persiapan yang matang. Ikuti pelatihan tentang teknik penjualan, pemahaman produk, serta bagaimana menguasai demo produk. Berlatih, berlatih dan berlatihlah sampai anda benar-benar menguasai produk atau jasa yang akan anda tawarkan.

Takut penjualan anda tak berhasil atau ditolak. Sadari bahwa tidak ada salesman yang tidak pernah ditolak. Yang membedakan salesman sukses dan pemula adalah mereka ingin tahu apa yang menyebabkan prospek menolak penawarannya. Apakah prospek menolak produknya, dirinya, atau cara menyampaikan penawaran. Dengan demikian mereka bisa memperbaiki kekurangan dan lebih siap dalam menghadapi prospek lebih lanjut. Sedangkan pemula biasanya menganggap penolakan sebagai akhir dari karirnya.

Takut dianggap suka memaksa. Salah satu hal yang menyebalkan dari banyak salesman adalah mereka suka memaksa, bahkan terkesan hanya demi mengejar order. Untuk mengatasi hal ini, bersikaplah sabar. Jangan terburu-buru. Tunjukkan perhatian anda pada prospek. Biarkan prospek berbicara lebih banyak sembari anda mencari tahu apa yang sebenarnya mereka butuhkan. Biarkan semuanya mengalir hingga prospek merasa bisa mempercayai anda. Kembangkan percakapan yang menyenangkan. Sediakan waktu anda sepenuhnya untuk prospek. Pada saatnya, tawarkan produk anda.

Takut tidak bisa menjawab pertanyaan prospek. Meski anda sudah melakukan persiapan sebaik mungkin, tetap saja prospek mengajukan pertanyaan atau keberatan-keberatan. Belajarlah dari pengalaman-pengalaman senior anda. Ketahui apa-apa yang biasanya menjadi pertanyaan, keberatan dan penolakan. Jika ada pertanyaan atau keberatan yang tidak sesuai dengan kenyataan, jangan berdebat atau membantah. Gali terus pertanyaan prospek sampai anda benar-benar paham dan bisa menangkapnya secara sederhana. Jika anda tidak bisa menjawab pertanyaan sulit, tawarkan apakah prospek ingin jawaban segera. Jika ya, segera hubungi kantor dan minta keputusan.

Takut dianggap pembohong. Apakah anda memang pernah berbohong? Jika tidak, semestinya anda tidak perlu terlalu khawatir dengan anggapan ini. Namun demikian, anda tetap harus bisa mengatasi hal ini. Caranya, buat daftar para klien atau pelanggan yang puas atas pelayanan anda. Minta referensi dari pelanggan-pelanggan anda terdahulu. Tunjukkan pujian atau ucapan terima kasih tersebut pada prospek secara halus. Hindari kesan menyombongkan diri. Tujuan anda adalah membangun rasa percaya di antara anda dan prospek. Bukan untuk memamerkan kehebatan anda.

Takut tak bisa memenuhi janji. Ketakutan ini biasanya muncul karena anda bersikap berlebih-lebihan dalam menawarkan keunggulan produk dan layanan anda pada prospek. Dengan kata lain, anda membual. Ingat, ini bukan zaman tukang obat berjualan di pasar malam. Anda harus tahu dengan sebenar-benarnya tentang keunggulan dan kualitas produk serta jaminan layanan penjualan. Jangan karena ingin mendapatkan order, anda menjanjikan sesuatu yang akan anda langgar di kemudian hari. Bersikaplah secara profesional. Berjalanlah di atas prosedur. Tetaplah teguh memegang komitmen.

Yakinkan diri anda bukanlah seorang salesman yang menganggu waktu prospek. Anda adalah seorang yang mempunyai solusi untuk masalah yang dihadapi prospek. Anda dan prospek berdiri sama sederajat. Anda dan prospek adalah dua belah pihak yang sedang melakukan kesepakatan yang saling menguntungkan. Tidak ada alasan anda takut saat berhadapan dengan prospek. Jika anda tetap merasa takut, itu pertanda anda harus melakukan persiapan lebih baik lagi. Semoga sukses.